INTRODUCERE

Digitalizarea și automatizarea proceselor din companii a fost un subiect frecvent discutat în ultimii ani. Chiar dacă digitalizarea aduce rezultate excelente companiilor care o implementează cu succes, totuși contabilii dedică de la 69 % până la 80 % din timpul lor introducerii manuale de date și proceselor de rutină. Principalele motive pentru care companiile nu își digitalizează procesele contabile sunt - subestimarea costului procesării actuale a „hârtiei” și faptul că digitalizarea poate fi costisitoare și complexă, mai ales dacă scopul este de a utiliza mai multe aplicații pentru diferite etape de lucru, precum facturare, aprobare sau raportare.

În acest studiu, veți afla despre numeroasele costuri pe care majoritatea companiilor le subestimează astăzi, beneficiile digitalizării proceselor contabile, dar și despre cum să începeți acest proces rapid și eficient cu Billheap.

LUMEA HÂRTIEI

• Anual în lume sunt procesate peste 550 miliarde de facturi, dar numai 10 % din acestea sunt procesate automat?

• Mai mult de 90 % din companii primesc regulat facturi, 58 % sunt pe suport de hârtie, iar restul 42 % sunt trimise prin e-mail și procesate manual?

• 86 % din departamentele de contabilitate ale companiilor mici și mijlocii introduc facturile manual în sistemul lor contabil?

• 71 % din companii consideră că introducerea manuală a datelor este cea mai mare problemă financiară?

COSTURILE CUNOSCUTE ȘI NECUNOSCUTE

25 lei pentru o factură procesată

• Costurile de personal – în cazul modelului nostru, costul salarial pentru prelucrarea fiecărei facturi de la primire pînă la intrarea în sistemul contabil ajunge pînă la 25 lei. În plus, contabilitatea este un domeniu care necesită o forță de muncă înalt calificată și, ca și alte domenii, suferă de lipsa forței de muncă. Dacă compania dvs se dezvoltă cu success, dar procesează manual toate documentele contabile pe suport de hîrtie, lipsa contabililor profesionali poate deveni un obstacol neplanificat pentru o creștere ulterioară.

12 lei de factură

• Costuri materiale directe - tipărirea facturilor, depozitarea lor pe termen lung, costurile poștale pentru trimiterea facturilor etc. În special stocarea este un cost subestimat pe termen lung – dacă luați în considerare costurile stocării obligatorii de 5 ani a facturilor, atunci aceste costuri directe pot ajunge pînă la 12 lei de factură pentru întreaga perioada de stocare.

5 lei pentru fiecare factură procesată

• Costul documentelor pierdute, comunicarea cu furnizorii etc. – Știați că pînă la 7% din toate documentele pe suport de hîrtie ajung să fie pierdute sau greșite de companii și nu pot fi urmărite eficient? Fiecare document pierdut este urmat de o serie de apeluri telefonice de la furnizori, de la clienți sau chiar apeluri în cadrul companiei pentru ca acestea să fie găsite sau refăcute. Dacă sunteți o firmă de contabilitate și aveți un proces mai complex de aprobare a plăților sau aveți obligația de a efectua un audit, chiar un simplu document pierdut poate perturba funcționarea întregului department de contabilitate, fară a menționa facturile neplătite sau plătite cu întârziere și întreruperea relațiilor cu furnizorii. Acesta este unul dintre cele mai mari costuri ascunse, conform estimării noastre - 5 lei pentru fiecare factură procesată, presupunînd de fapt timp pierdut din contul contabililor, managementului sau chiar costuri înalte de audit.

3 lei de factură

• Erori la introducerea facturilor – Cu siguranță ați avut de-a face cu o factură care a fost plătită beneficiarului greșit sau care nu a fost plătită deloc. Știați că pînă la 3% din toate facturile procesate manual sunt refăcute și plătite incorect? Erorile de transcriere va pot costa 3 lei de factură și aceasta dacă factura a fost primită la timp de contabil.

• Prețul unitar pentru procesarea facturilor = 3 până la 5 lei - cu scop demonstrativ, luăm valoarea medie de 4 lei. (Prețul final depinde de numărul de facturi procesate.)
• Costurile de integrare = 1 leu
• Taxele forfetare pentru utilizarea serviciului = 5 lei

• Există deja mai multe aplicații de facturare pe piață, cum ar fi soluțiile Rossum sau Google. Cu toate acestea, sistemele de contabilitate utilizate astăzi nu sunt deloc pregătite pentru a fi integrate. Acest lucru poate fi foarte scump, de la zeci de mii de lei la sute de mii de lei - din 60.000 de persoane juridice din Republica Moldova, doar 1% sunt mari corporații care au un buget pentru integrare cu astfel de costuri.

• Fiecare soluție de pe piață rezolvă doar o parte a procesului - dacă doriți nu numai să procesați automat facturile, ci și să simplificați aprobarea sau să creați rapoarte, fiecare etapă înseamnă o altă aplicație și un alt proiect de integrare.

• Integrarea în forma sa actuală nu este doar costisitoare, ci și lungă - poate dura de la câteva luni la un an, în funcție de complexitatea sistemului.