Elon Musk planifică să colonizeze planeta Marte, dar departamentele de contabilitate sunt încă în Evul Mediu

Hârtie, hârtie, hârtie - secolul XXI?


Evoluția tehnologică își atinge apogeul, Elon Musk planifică o colonie pe Marte, compania sa SpaceX a fost prima din lume care a lansat cu succes în spațiu prima etapă a vehiculului de lansare Falcon 9. În februarie 2021, nava spațială Perseverance a aterizat cu succes pe Marte și a trimis primele imagini pe Pământ.



Cu toate acestea, o chestiune elementară precum „digitalizarea facturii” nu a fost încă rezolvată. Documentația inutilă încă este o problemă actuală - 87% dintre companiile de pe piața Republicii Moldova lucrează cu facturile pe suport de hârtie. Drept urmare, contabilii dedică mult timp activităților de rutină inutile, cum ar fi scanarea, sortarea corespondenței, introducerea manuală a facturilor în sistemul contabil – iar toate aceste activități pot reprezenta până la 67% din volumul lor de muncă.

Cum funcționează contabilitatea la moment?

Pentru început, doar câteva informații despre procesul de facturare și modul în care întregul proces este complicat în mod inutil. Contabilii primesc facturi în trei moduri - conform studiului: hârtie, e-factura si prin e-mail. Pentru companiile mijlocii și mari, procesarea facturilor este o povară semnificativă și trebuie să aibă un angajat doar pentru sortarea e-mailului în sine sau scanarea facturilor. Facturile sunt apoi introduse în înregistrările interne pentru a crea o imagine de ansamblu asupra stării tuturor facturilor. Acestea sunt apoi arhivate, tipărite pentru semnătură fizică și transmise altor departamente pentru a completa informații suplimentare. La sfârșitul întregului proces, acestea sunt transmise departamentului de contabilitate pentru înregistrarea finală, iar introducând o factură în sistemul contabil, luând în considerare că în factură mai sunt indicate și produse, poate dura până la 45 de minute. În cazul pierderii facturii, compania va petrece timp suplimentar pentru a o redacta din nou, iar factura iarăși trebuie să parcurgă întregul proces îndelungat.

Generații de tineri profesioniști

Firmele de contabilitate au o mare problemă în obținerea de noi angajați calificați. Proaspetii absolvenții nu mai sunt atât de interesați de poziția de contabil,mai ales de acel traditional. Noua generație de tineri nu mai vrea să-și petreacă timpul pe procese de rutina si rescriind facturi.

De asemenea, firmele de contabilitate nu folosesc pe deplin potențialul angajaților lor existenți, care irosesc o mare parte din timp pe procese de rutină. În loc de aceste activități de rutină, angajații s-ar putea concentra pe nevoile clientului sau pot instrui succesorii lor mai tineri. Lăsând deoparte documentele și rescrierea manuală, contabilitatea poate fi un domeniu interesant. Contabilii au o imagine de ansamblu asupra comportamentului clientului lor și pot, datorită viziunii contabile manageriale, să-l detecteze pe acel client mai timid si sa-l consulte intr-o altfel de maniera. Cu toate acestea, acel contabil nu mai are timp pentru asta ...

Digitalizare disponibilă doar pentru companiile mari

Deși este adevărat că există deja o formă de contabilitate digitalizată pentru companiile mari, nu a fost introdusă încă o soluție adecvată pentru întreprinderile mici și mijlocii. Există 50 de mii de persoane juridice pe piață, dintre care 1% sunt clienți corporate, iar restul procentului sunt întreprinderi mici și mijlocii. Există mai mulți vinovați. Toate soluțiile actuale axate pe digitalizarea contabilității rezolvă doar o parte a procesului contabil, si reiese ca compania are nevoie de mai multe aplicații pentru digitalizarea întregului proces.


Prin urmare, dacă clientul dorește să-și automatizeze procesul contabil, trebuie să interconecteze sistemele între ele și apoi cu sistemul său contabil. Cu toate acestea, majoritatea sistemelor de contabilitate sunt foarte depășite și, prin urmare, conectarea lor la sistemele digitale AI necesită cunoștințe și cheltuieli financiare mari sub forma unor costuri de integrare.

Bani, Bani, Bani

Costurile financiare mai mari se datorează procesării manuale a facturilor. De multe ori companiile nu realizează cât timp își petrec angajații pentru pregătirea și prelucrarea documentelor destinate contabilității interne sau externe. Firmele de contabilitate trebuie, de asemenea, să fie atente - trebuie să aibă angajați calificați care trebuie sa fie remunerați financiar corespunzător, ceea ce duce la alte costuri mari suplimentare. Există un deficit relativ al acestor persoane pe piața muncii, adesea datorită motivației scăzute menționate la început. Odată ce o firmă de contabilitate are ambiții de creștere, lipsa unor contabili buni o poate încetini. Firmele de contabilitate interesate de digitalizare știu că aceasta este singura modalitate de a reduce costul rescrierii unei facturi și, de asemenea, de a scuti clientul de birocrația inutilă.

Nu toată lumea știe totul

Clientul unei firme de contabilitate nu are adesea toate informațiile despre starea finanțelor sale în timp real și le primește cu o întârziere de până la trei luni. Prin urmare, conducerea sau clientul firmei de contabilitate recurge la propriile sale înregistrări interne, pe linga toate celelalte procese contabile. Acest lucru duce la duplicarea muncii și ambele părți petrec o cantitate mare de timp pe documente.


Companiile de contabilitate, într-un efort de a oferi clienților o soluție, își îndreaptă adesea clienții către sistemele lor de contabilitate - care nu sunt foarte ușor de utilizat, fiindcă ele vizează în primul rând nevoile contabile, cum ar fi raportarea conducerii și nu nevoile contabile simple pentru manageri . Deci, este o etapa destul de dificilă cu care clientul deseori se confruntă.

Un mod mai inteligent de digitalizare

Prin ce se deosebește Billheap? Billheap este o aplicație web de digitalizare a contabilității care folosește inteligența artificială pentru a citi datele facturilor și a le exporta direct într-un sistem de contabilitate. Billheap poate citi, de asemenea, o factură într-o formă structurată, cum ar fi Excel, asigurând 100% acuratețea datelor. Soluțiile Billheap includ procese precum aprobarea facturilor, pregătirea plăților direct din aplicație și raportarea de bază pentru manageri. Suntem prima și singura soluție cap-coadă de pe piață.


După cum am menționat deja, sistemele de contabilitate sunt axate pe nevoile impozitării corespunzătoare de către stat, dar de obicei nu rezolvă modul de introducere a datelor sau accesibilitatea și claritatea contabilității pentru manageri. În același timp, sistemele de contabilitate sunt construite pe tehnologii vechi, în limbaje de programare vechi, astfel încât conexiunea lor cu noile tehnologii de extracție este dificilă. (Noile tehnologii, spre deosebire de cele vechi, folosesc așa-numita API (Application Programming Interface) care permite conexiunea ușoară și transferul de date între aplicații).

Un gadget nu doar pentru contabili

Totusi, sistemele de contabilitate rezolvă o mare parte din agenda întregii companii, astfel încât trecerea la o altă soluție modernă este aproape de neimaginat. Prin urmare, nu încercăm să înlocuim sistemele contabile, ci doar să digitalizăm întregul proces de facturare până când acesta devine integru cu întregul sistem contabil.


Astfel, soluția Billheap elimină procesele manuale și consumatoare de timp legate de facturi în întreaga companie, cum ar fi - sortarea e-mailurilor, scanarea facturilor pe hârtie, arhivarea și recuperarea facturilor, rescrierea manuală a facturilor, înregistrarea și aprobarea facturilor.


Imaginea de mai jos prezintă un exemplu de ciclu standard de circulație a documentelor într-o companie.
Ciclul de facturare cu soluția Billheap eficientizează întregul proces și oferă înregistrarea rapidă și ușoară a facturilor, o prezentare simplă a stării facturilor și a plăților pentru manageri.


Imaginea de mai jos prezintă procesul de facturare cu Billheap.
Furnizorul trimite facturile direct către aplicație, care servește și ca o arhivă clară. Facturile sunt completate automat cu codurile contabile relevante și ulterior aprobate cu un singur clik de către persoanele responsabile, după aprobare, factura este trimisă automat către sistemul contabil. În următoarea parte a proiectului, dorim să ne concentrăm pe plata direct din cerere, raportare și digitalizare a altor documente contabile.


Billheap este colacul de salvare atât pentru firmele de contabilitate, cât și clienților acestora.


Scopul nostru este de a face digitalizarea proceselor contabile simplă și accesibilă întreprinderilor mici și mijlocii, nu doar companiile mari (1%) să beneficieze. De aceea, acesta nu este un proiect de “groază” care durează 6 luni - puteți începe cu Billheap simplu și rapid.


În prezent, conectăm următoarele sisteme de contabilitate cu aplicația noastră: 1C, UNA.md, Elemento, WinMentor, Saga și altele. Treptat vom extinde oferta pentru sistemele de contabilitate. Dacă doriți și dvs să vă conectăm sistemul în cel mai scurt timp posibil, nu ezitați să ne contactați.